Giao dịch với nhân viên trong thời đại Corona

Sự bùng phát coronavirus đã ảnh hưởng đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp. Khi đại dịch tiếp tục lan rộng, nhiều nhà tuyển dụng ở Việt Nam có thể gặp khó khăn trong việc duy trì điều kiện làm việc lành mạnh cho nhân viên cũng như tài trợ chi phí lao động. Với suy nghĩ này, chúng tôi muốn giải quyết cách xử lý mối quan hệ việc làm trong đợt bùng phát coronavirus.

1. Tại sao nó quan trọng

Nhiều nhà tuyển dụng đang tìm kiếm các giải pháp khác nhau để duy trì hoạt động kinh doanh của họ, bao gồm thu hẹp hoạt động kinh doanh, giảm tiền lương của nhân viên và yêu cầu nhân viên nghỉ phép mà không được trả lương. Người sử dụng lao động nên lưu ý một số quy định liên quan về lao động để giảm thiểu rủi ro không tuân thủ.

2. Lặn sâu

Ngày 25 tháng 3 năm 2020, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Công văn số 1064/LDTBXH-QHLDTL (Thư 1064) hướng dẫn ngừng lao động do Coronavirus.

a) Nếu một nhân viên nghỉ việc do coronavirus, cô ấy có thể được hưởng tiền lương theo tỷ lệ đã thỏa thuận với người sử dụng lao động nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu theo diện tích. Những người lao động nghỉ phép đủ điều kiện cho thỏa thuận tiền lương như vậy bao gồm:

• Nhân viên nước ngoài không được phép làm việc theo yêu cầu của cơ quan chức năng;

• Nhân viên phải ngừng làm việc do cách ly bắt buộc; và

• Nhân viên không thể làm việc vì chủ lao động của họ không thể hoạt động do nhân viên khác bị cách ly bắt buộc hoặc không được phép trở lại làm việc.

b) Người sử dụng lao động không thể cung cấp đủ việc làm cho tất cả nhân viên của họ do Coronavirus có thể:

• tạm thời phân công lại nhân viên làm việc không có trong hợp đồng lao động của họ;

• đình chỉ thực hiện hợp đồng lao động nếu thời gian gián đoạn kéo dài đủ để ảnh hưởng đến năng lực tài chính của người sử dụng lao động; hoặc

• chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp người sử dụng lao động phải thu hẹp hoạt động của họ.

Tạm dừng thực hiện hợp đồng lao động có thể là lựa chọn thích hợp hơn vì trong thời gian đình chỉ, không có tiền lương hoặc phúc lợi tích lũy và người lao động có thể trở lại làm việc sau thời gian đó. Tuy nhiên, khó khăn là việc đình chỉ đòi hỏi sự đồng ý của người lao động, trừ khi được quy định trong hợp đồng lao động.

Việc phân công lại nhân viên tạm thời, mặc dù dễ thực hiện hơn vì nó không yêu cầu sự đồng ý của người lao động, có thể ít được mong muốn hơn vì việc phân công lại không được vượt quá tổng cộng 60 ngày làm việc trong một năm, trừ khi người lao động đồng ý như vậy; và mức lương cho vai trò được giao lại phải duy trì phù hợp với mức lương trước đó trong 30 ngày, sau đó có thể giảm nhưng không thấp hơn 85% mức lương trước đó.

Chấm dứt hợp đồng lao động nên là biện pháp cuối cùng và chỉ được sử dụng khi người sử dụng lao động phải thu hẹp hoặc đình chỉ hoạt động của họ. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động có thể:

• chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do kinh tế, áp dụng Điều 44 Bộ luật Lao động 2012 — trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải chuẩn bị và thực hiện kế hoạch sử dụng lao động;

• chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận (bằng văn bản) với người lao động; hoặc

• đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do bất khả kháng - nhưng điều này có thể không được khuyến khích vì phải tuân theo các thủ tục phức tạp và tốn thời gian.

Lưu ý, khi chấm dứt hợp đồng lao động, có thể yêu cầu trợ cấp thôi việc cho thời gian làm việc không được bảo hiểm thất nghiệp chi trả.

c) Nếu người sử dụng lao động quyết định giảm lương của người lao động hoặc yêu cầu người lao động nghỉ phép mà không được trả lương thì người sử dụng lao động phải có sự đồng ý của người lao động bằng văn bản. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp hoặc không tuân thủ.

d) Cuối cùng, người sử dụng lao động nên khuyên người lao động bị ảnh hưởng tìm cách hưởng các lợi ích hợp pháp của họ như:

• Bảo hiểm thất nghiệp (trong trường hợp chấm dứt việc làm);

• Bảo hiểm bệnh tật, cho nhân viên đang trong tình trạng cách ly bắt buộc;

• Hỗ trợ đặc biệt từ Chính phủ, do Chính phủ đề xuất cung cấp 1,8 triệu đồng/tháng cho người lao động tạm đình chỉ việc làm, 1 triệu đồng/tháng đối với người (i) có hợp đồng lao động chấm dứt nhưng không được hưởng trợ cấp mất việc làm và (ii) không có hợp đồng lao động và mất việc trong 3 tháng từ tháng 4 đến tháng 6.

3. Tiếp theo là gì

Chính phủ Việt Nam đã phê duyệt gói viện trợ Coronavirus chưa từng có trị giá 61,580 tỷ đồng. Dự thảo nghị quyết về gói đã được trình Ủy ban thường vụ Quốc hội xem xét. Dự kiến các chính sách khác sẽ sớm được ban hành để thực hiện. Khi chúng tôi biết thêm, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về các điều khoản liên quan và sẵn sàng hỗ trợ bạn.

‍

COVID-19 và Quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam

Trong khi sự mở rộng của COVID-19 tại Việt Nam đã chậm lại với chỉ có hai trường hợp mới được báo cáo trong cuối tuần (11-12/4), Chính phủ đã áp dụng và có thể tiếp tục áp dụng các phương pháp cách ly khác nhau để kiềm chế đại dịch bao gồm kiểm dịch bắt buộc đối với các cá nhân nghi nhiễm bệnh; đóng cửa hầu hết các chuyến bay giữa Việt Nam và các vùng lãnh thổ hải ngoại; và thực hiện cách ly xã hội. Thật không may, với các yêu cầu về cách ly xã hội hạn chế các cuộc họp với số lượng nhỏ, nhiều công ty phải đối mặt với những tác động bất lợi đối với quản trị công ty của họ. Tại thời điểm viết bài, việc đóng cửa chung dự kiến kết thúc vào ngày 14 tháng 4, có thể việc đóng cửa khu vực có thể tiếp tục và một số hình thức cách ly xã hội có thể ảnh hưởng đến việc dọn phòng của công ty sẽ vẫn được áp dụng vô thời hạn. Với ý nghĩ đó, chúng tôi giải quyết vấn đề tổ chức các cuộc họp của công ty khi các cuộc họp bị cấm.

1. Triệu tập họp và thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông (GMS), Hội đồng quản trị (BOM) trong các công ty cổ phần và Hội đồng thành viên (MC) trong công ty trách nhiệm hữu hạn

Tất cả các doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định liên quan theo Luật Doanh nghiệp 2014 (LOE 2014) để triệu tập và thông qua nghị quyết trong các cuộc họp của GMS, BOM và MC của mình.

Trong quá trình giữ khoảng cách xã hội, doanh nghiệp có thể khó, hoặc thậm chí không thể trong một số trường hợp nhất định, triệu tập một cuộc họp đủ điều kiện phù hợp với các yêu cầu sau đây do LOE 2014 quy định:

(i) Địa điểm họp phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam (đối với cuộc họp GMS), hoặc tại trụ sở chính của công ty hoặc nơi khác (đối với cuộc họp BOM và họp MC)

Một công ty có thể không thể tổ chức cuộc họp tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được chỉ định do COVID-19. Ví dụ, văn phòng của công ty có thể ở trong khu vực cách ly, bị chặn hoặc đóng cửa theo chỉ đạo của Chính phủ.

(ii) Số lượng người tham gia tối thiểu để triệu tập một cuộc họp

Nếu số lượng người tham gia cuộc họp nhỏ hơn ngưỡng tối thiểu theo quy định của pháp luật (ví dụ: ít nhất 51% vốn điều lệ đại diện bởi cổ đông tham dự để triệu tập cuộc họp Đại hội đồng Đại hội đồng đầu tiên, ít nhất 65% vốn điều lệ đại diện bởi các thành viên MC tham dự để triệu tập cuộc họp MC và ít nhất 3/4 tổng số thành viên BOM triệu tập cuộc họp BOM) thì cuộc họp không được triệu tập. Do xa cách xã hội, một số người tham gia cuộc họp, đặc biệt là những người sống ở nước ngoài, không thể trực tiếp tham gia cuộc họp để tạo thành đại số đại biểu triệu tập cuộc họp.

(iii) Việc kiểm phiếu phải được chứng kiến bởi Ban kiểm soát hoặc cổ đông không giữ chức vụ quản lý trong công ty cổ phần

Việc chứng kiến quá trình kiểm phiếu và lập hồ sơ đếm phiếu bầu sẽ rất khó, nếu không muốn nói là không thể thực hiện, ngay cả khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức thông qua hội nghị trực tuyến, vì Ban kiểm soát hoặc cổ đông không giữ chức vụ quản lý phải có mặt với các thành viên của BOM tại nơi đếm phiếu.

(iv) Biên bản cuộc họp phải có chữ ký của chủ tịch cuộc họp và thư ký cuộc họp

Do ảnh hưởng của cách xa xã hội, rất khó để có được chữ ký của cả chủ tịch và thư ký nếu một hoặc cả hai không tham gia cùng một nơi với cuộc họp.

2. Ảnh hưởng đến hoạt động quản lý của người quản lý công ty

Khoảng cách xã hội dẫn đến sự vắng mặt của nhiều nhà quản lý quan trọng trong lãnh thổ Việt Nam. Sẽ có hậu quả nghiêm trọng hơn nếu người quản lý vắng mặt đồng thời là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp vì LOE 2014 yêu cầu phải luôn có ít nhất một người đại diện hợp pháp cư trú tại Việt Nam để duy trì tính liên tục kinh doanh. Việc thực hiện kiểm dịch tập trung hoặc tạm ngưng nhập cảnh ngăn cản các nhà quản lý nhập cảnh vào Việt Nam và trực tiếp tham gia vào các hoạt động quản lý doanh nghiệp, cụ thể là:

(i) Tham gia các cuộc họp của BOM, MC và GMS

Nghĩa vụ này thuộc về Chủ tịch BOM, Chủ tịch MC, thành viên BOM, thành viên MC, và Giám đốc/Tổng Giám đốc hợp tác. Các cuộc họp theo lịch trình có thể được yêu cầu phải được triệu tập trong thời gian nghỉ phép hoặc cách ly của người quản lý. Hơn nữa, Chủ tịch BOM hoặc Chủ tịch MC thường được yêu cầu tổ chức các cuộc họp này.

(ii) Ký biên bản cuộc họp, nghị quyết hoặc quyết định trong phạm vi thẩm quyền của họ

Nghĩa vụ này thuộc về Chủ tịch BOM, Chủ tịch MC, các thành viên của MC trong các doanh nghiệp nhà nước và đối tác, và Giám đốc/Tổng Giám đốc trong quan hệ đối tác. Không tham gia bất kỳ cuộc họp nào để lấy thông tin hoặc truy cập đầy đủ các tài liệu, Chủ tịch và Giám đốc không thể ký kết kịp thời các văn bản phê duyệt cần thiết. Điều này đặc biệt khó khăn đối với các doanh nghiệp nhà nước và đối tác đối tác mà biên bản phải được ký bởi tất cả các thành viên tham gia. Ngay cả việc tham dự từ xa cũng không giải quyết được sự cần thiết phải có được chữ ký của người tham dự.

(iii) Ký kết các thỏa thuận trong thẩm quyền của họ

Nghĩa vụ này thuộc về tất cả các cá nhân nắm giữ chức vụ quản lý được ủy quyền thay mặt công ty ký kết giao dịch của công ty, đặc biệt là Giám đốc/Tổng Giám đốc. Trong trường hợp những người quản lý đó ở nước ngoài hoặc bị cách ly, quá trình ký kết không thể diễn ra suôn sẻ vì không có đại diện có thẩm quyền thực hiện các hợp đồng thương mại quan trọng.

(iv) Báo cáo và công bố thông tin doanh nghiệp.

Nghĩa vụ này thuộc về người quản lý là người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện được ủy quyền trong các doanh nghiệp nhà nước và công ty cổ phần. Theo yêu cầu, người quản lý kịp thời cung cấp báo cáo bằng văn bản về thông tin định kỳ của doanh nghiệp cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, chính sách của Chính phủ trong quá trình cách ly xã hội hạn chế việc di chuyển và tiếp cận các thông tin quan trọng, như báo cáo tài chính, do đó có thể khó thu thập trực tiếp, đánh giá và đưa ra báo cáo bằng văn bản.

Việc không thực hiện các nghĩa vụ nêu trên có thể dẫn đến sa thải những người quản lý đó, đặc biệt là các chức vụ Chủ tịch MC và Chủ tịch BOM. Giám đốc/Tổng Giám đốc và các thành viên BOM cũng có thể bị các cổ đông kiện vì không thực hiện đầy đủ và kịp thời bất kỳ nghị quyết nào của BOM dẫn đến thiệt hại cho công ty.

3. Các giải pháp khả thi để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản trị doanh nghiệp trong tình hình cách xa xã hội

Có thể tổ chức các cuộc họp công ty thông qua hội nghị từ xa hoặc bằng cách thu thập ý kiến bằng văn bản. Trong trường hợp các cuộc họp được tổ chức trực tuyến, các công ty bị ảnh hưởng cũng cần phát triển một hệ thống công nghệ thông tin cho phép bỏ phiếu điện tử (bỏ phiếu điện tử) cho người tham gia cuộc họp và chữ ký điện tử (chữ ký điện tử) cho chủ tịch cuộc họp và thư ký cuộc họp. Điều lệ của công ty và các quy định quản trị nội bộ của công ty (trong trường hợp công ty đại chúng) cũng có thể cần được sửa đổi để công nhận tính hợp lệ của cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử và hệ thống chữ ký điện tử. Điều này có thể khó khăn vì hầu hết các điều lệ mẫu ở Việt Nam đều yêu cầu các cuộc họp và bỏ phiếu của riêng họ. Tuy nhiên, một tiền lệ tốt đã được báo cáo là FPT, một tập đoàn công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam, đã tổ chức thành công cuộc họp GMS trực tuyến vào ngày 08 tháng 4 năm 2020. Theo bước chân của FPT, Sacombank, một ngân hàng tư nhân lớn, cũng quyết định tổ chức cuộc họp GMS 2020 vào ngày 24 tháng 4 năm 2020 dưới hình thức họp trực tuyến.

Về hoạt động quản lý, người quản lý bị đình chỉ nhập cảnh và/hoặc cách ly có thể xem xét sử dụng chữ ký điện tử để ký vào các tài liệu họp, hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra một số khó khăn trong việc thực thi, tuy nhiên, mặc dù luật pháp đã được áp dụng trong nhiều năm nay, một số tòa án ở Việt Nam vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng các quy tắc chữ ký điện tử. Ban quản lý cũng có thể xem xét ủy quyền cho người khác bằng văn bản để thực hiện tất cả các quyền và nghĩa vụ tương ứng trong thời gian vắng mặt. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng giấy ủy quyền, cần chỉ định phạm vi công việc được ủy quyền và giới hạn thời gian để tránh lạm dụng quyền lực. Trong trường hợp không có sự ủy quyền của người quản lý, BOM hoặc MC có thể triệu tập một cuộc họp để bổ nhiệm một trong những thành viên còn lại để tạm thời thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người quản lý đó. Giải pháp này chỉ có hiệu lực trong những trường hợp hạn chế mà người quản lý vắng mặt là Chủ tịch BOM hoặc Chủ tịch MC.

Mặc dù các giải pháp chung cho các tình huống khó xử về quản trị doanh nghiệp trong thời điểm xa cách xã hội này có xu hướng rơi vào hội nghị từ xa, chữ ký điện tử và ủy quyền từ xa, khả năng chấp nhận của các biện pháp này có thể áp dụng hoặc không thể áp dụng cho bất kỳ công ty nhất định nào. Mặc dù luật - kể từ năm 2014 - cho phép các giải pháp này được thực hiện, nhưng nếu chúng không được đưa vào điều lệ và các tài liệu quản lý của công ty, chúng có thể phải chịu các phán quyết của tòa án chống lại hiệu lực của chúng. Có thể có các giải pháp khác có sẵn, nhưng chúng sẽ phải được xác định trên cơ sở từng trường hợp với sự tham vấn giữa các nhà quản lý và pháp lý và xem xét điều lệ cá nhân của công ty.

‍

Bản tóm tắt này chỉ dành cho mục đích thông tin. Nội dung của nó không cấu thành tư vấn pháp lý và không nên được coi là lời khuyên chi tiết trong các trường hợp riêng lẻ. Để được tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ với Đối tác của chúng tôi.