Làm thế nào để kịp thời kết thúc giao dịch M&A khi các bên đang bị khóa, hoặc chỉ muốn kết thúc giao dịch từ xa?
Các hạn chế về đại dịch như khóa cửa đi lại, nhân sự thiếu hụt, cách ly hoặc gián đoạn hậu cần đã tạo ra một bước ngoặt lớn đối với việc kết thúc các giao dịch M&A. Trong thời gian đóng cửa, các bên không thể gặp nhau để kiểm tra đống bản cứng và thực hiện vật lý các tài liệu cần thiết để đóng.
Từ hoạt động M&A gần đây của LNT & Partners, công nghệ và quản lý dự án hiệu quả đã giúp vượt qua những thách thức do đại dịch mang lại, tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc kết thúc các giao dịch M&A. Dưới đây là tổng hợp các ghi chú thực hành chính từ kinh nghiệm gần đây của chúng tôi để giúp những người tham gia M&A hoàn thành giao dịch của họ từ xa và hiệu quả.
Dòng thời gian: các hạn chế về đại dịch nên được dự đoán khi lên lịch giao dịch
Các bên nên tính đến sự chậm trễ có thể xảy ra do các hạn chế đại dịch khi lập kế hoạch thời gian thỏa thuận và chủ động tận dụng công nghệ để giảm thiểu sự gián đoạn như vậy. Ví dụ, các bên nên xem xét việc đưa ra một loại chữ ký điện tử cụ thể phù hợp với trường hợp của họ và chuẩn bị để thực hiện CP hoặc tiến hành đóng cửa ảo. Nếu thời gian là điều cốt yếu, việc thực hiện kỹ thuật số các tài liệu giao dịch theo cách thức cùng thỏa thuận sẽ là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể hoặc là biện pháp cuối cùng, các bên có thể đồng ý hơn nữa với nghĩa vụ sau khi đóng cửa.
Hình thức tài liệu: kỹ thuật số qua vật lý
Luật pháp Việt Nam cho phép các tài liệu giao dịch và các tài liệu liên quan khác ở dạng bản cứng (tức là thông tin từ máy tính được in ra giấy hoặc bản chính giấy in) hoặc bản sao mềm (tức là thông tin được tạo, truyền, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử [1], được công nhận là thông điệp dữ liệu [2]). Theo đó, các bên ký kết có thể xem xét mẫu nào nên được chọn cho mỗi tài liệu có tính đến các mối quan tâm về thời gian và các yêu cầu khác.
Ví dụ, các tài liệu vật lý và chữ ký bằng mực ướt nên được ưu tiên nếu được yêu cầu bởi các cơ quan cấp phép, công chứng viên hoặc bất kỳ bên thứ ba nào có liên quan. Một lợi thế của tài liệu vật lý là việc kiểm tra tài liệu dễ dàng hơn. Nếu sử dụng tài liệu vật lý và chữ ký bằng mực ướt, các sắp xếp ký kết nên được chuẩn bị trước để giúp tránh sự chậm trễ trong việc phát hành và giao kết quả. Những sắp xếp như vậy là rất thách thức nếu không muốn nói là không thể trong bối cảnh đại dịch.
Tài liệu kỹ thuật số không phải là mới, nhưng sự phổ biến của chúng đã được thúc đẩy khi các bên giao dịch đang trở nên cởi mở hơn và thậm chí còn thoải mái hơn với các giao dịch ảo trong thời kỳ đại dịch. Ví dụ, các công ty có thể được phép nộp hồ sơ theo luật định hoàn toàn trực tuyến mà không cần nộp thêm bất kỳ bản sao cứng nào để chính quyền phê duyệt cuối cùng. Các bên cũng có thể linh hoạt áp dụng mẫu điện tử cho các tài liệu giao dịch của họ (chẳng hạn như hợp đồng mua cổ phiếu, thỏa thuận cổ đông hoặc thậm chí các tài liệu nội bộ của đối tượng nếu điều lệ công ty của mục tiêu cho phép).
Sử dụng chữ ký số
Đáng chú ý là tài liệu điện tử cũng nên được ký bằng chữ ký điện tử. Thay vì bị mắc kẹt trong việc tạo điều kiện cho việc thực hiện bằng mực ướt, các bên có thể sử dụng chữ ký điện tử để vượt qua rào cản.
Mặc dù các quy định về chữ ký điện tử đã được áp dụng ở Việt Nam trong hơn 15 năm, việc áp dụng chữ ký điện tử vẫn có thể bị nghi ngờ. Lý do chính là thiếu hướng dẫn về cách kiểm tra độ tin cậy của chữ ký điện tử và nhận dạng của người ký tài liệu (trong một số trường hợp, chữ ký điện tử không thể được coi là đáng tin cậy nếu nó không đáp ứng các điều kiện bảo mật quy định).
Trên thực tế, chữ ký điện tử được chấp nhận phổ biến nhất ở Việt Nam là “chữ ký số” (bằng tiếng Việt: chữ ký số). Điều này là do, theo luật pháp Việt Nam, “chữ ký số” được cung cấp bởi một pháp nhân được công nhận được coi là đã tự động đáp ứng tất cả các yêu cầu hợp lệ áp dụng cho chữ ký điện tử.
Danh sách các pháp nhân được công nhận cung cấp chứng nhận chữ ký số có thể được tìm thấy ở đây.
Phòng dữ liệu ảo để lưu trữ tài liệu kỹ thuật số
Các tài liệu điện tử cần được tổ chức và nộp cho bước cuối cùng của thỏa thuận. Do đó, một phòng dữ liệu ảo lưu trữ tất cả các vật liệu mềm là điều cần thiết. Do khối lượng, tầm quan trọng và độ nhạy của các tài liệu cần thiết để đóng, phòng dữ liệu ảo nên được lưu trữ bởi một nền tảng được bảo mật cao theo thỏa thuận của các bên và được quản lý bởi các nhóm dự án cốt lõi tương ứng. Cũng cần có giới hạn thời gian về tính khả dụng của các tài liệu điện tử trong phòng dữ liệu. [3]
Tóm lại, các hạn chế về đại dịch đang gây ra sự chậm trễ, nhưng tình trạng này thúc đẩy sự đổi mới: các giao dịch M&A vẫn có thể được thực hiện và đóng cửa kịp thời bằng cách quản lý dự án thích hợp được hỗ trợ bằng cách sử dụng hiệu quả công nghệ. Từ thực tiễn gần đây của chúng tôi, công nghệ đã dần trở thành công cụ cho phép các bên giao dịch vượt qua các hạn chế về đại dịch để hoàn tất thỏa thuận kịp thời. Đóng cửa từ xa không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp các nhà đầu tư nắm bắt các cơ hội kinh doanh có thể chỉ xuất hiện trong đại dịch. An toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí - liệu việc đóng giao dịch từ xa có trở thành tiêu chuẩn sau đại dịch không?
Một số công cụ pháp lý quan trọng cũng đã có hiệu lực vào tháng 8 và tháng 9 năm 2021.
[1] “Phương tiện điện tử” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự (Điều 4.10 Luật Giao dịch Điện tử 2005).
[2] Điều 4.12 Luật Giao dịch Điện tử 2005.
[3] Theo Điều 15 Luật Giao dịch Điện tử 2005 và Điều 17.2 Luật Lưu trữ 2011, thời hạn lưu trữ tài liệu không quá 70 năm.
Bản tóm tắt này chỉ dành cho mục đích thông tin. Nội dung của nó không cấu thành tư vấn pháp lý và không nên được coi là lời khuyên chi tiết trong các trường hợp riêng lẻ. Để được tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ với Đối tác của chúng tôi.
Chính sách chống hối lộ và tham nhũng: LNT & Partners đã ban hành và duy trì chính sách tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành về hối lộ và tham nhũng tại Việt Nam và trên toàn thế giới.
